miércoles, 23 de mayo de 2007

Gestión de Alcance del Proyecto

Gestión de Alcance del Proyecto


1.- Principios básicos de la Gestión de Alcance del Proyecto











2.- Procesos relacionados con la Gestión del Alcance del Proyecto

Se precisa aplicar cinco procesos para la gestión del alcance del proyecto. Estos procesos son los siguientes:


2.A Iniciación. Comunicación a la organización que el nuevo proyecto ha sido adjudicado o aprobado e información de los trabajos incluidos en el mismo.

2.B Planificación del Alcance. Descripción completa del alcance del proyecto, como base para decisiones futuras.

2.C Definición del Alcance. Definición detallada de los productos entregables del proyecto, con objeto de facilitar el control del flujo de información.

2.D Verificación del Alcance. Obtención de la aceptación oficial del alcance por los participantes en el proyecto.

2.E Control de Cambios en el Alcance. Identificación y vigilancia del proceso de definición y aprobación de los cambios en el alcance durante el ciclo de vida del proyecto.


Aunque estos procesos se presentan en esta guía como elementos discretos con interfases bien definidas, en la práctica pueden solaparse e interactuar con otros procesos, tal como se indica en el módulo 1.

Pueden producirse cambios en el proyecto que no afectan al alcance del trabajo, pero si a otros procesos (por ejemplo, cambios que afectan a la planificación, al coste, a la calidad, al riesgo, a los suministros y/o contratos, etc.). El sistema de control de alcance del proyecto es análogo a otros sistemas de control en lo que herramientas y técnicas se refiere. No obstante, existen diferencias de detalle que aconsejan la utilización de la estructura desagregada del proyecto como documento base para el control de los cambios en el alcance.



































3.- Iniciación

Comprende la comunicación formal de la existencia del proyecto a las organizaciones participantes y la definición del alcance del mismo a nivel preliminar. En algunos casos el proyecto viene precedido por un estudio de viabilidad, un plan preliminar o algún tipo de análisis justificativo que facilite la decisión de la Dirección y/o Cliente.

Las razones justificativas para la ejecución de un proyecto son diversas (por ejemplo demandas del mercado, una nueva línea de negocio, un nuevo desarrollo tecnológico, un requerimiento legal, etc.). Estas razones pueden ser denominadas problemas, oportunidades o requerimientos de negocio que son presentadas a la Dirección General para una toma de decisión.

3.1.- Datos de partida

Los datos de partida para la iniciación de un proyecto son los siguientes:


Descripción de Productos del Proyecto Será normalmente proporcionada por el Cliente como parte de la solicitud de oferta y se complementará con las aclaraciones que se efectúen durante las negociaciones que preceden a la adjudicación y la propia documentación contractual.

Plan Estratégico Todo proyecto adjudicado o autorizado debe incluir la parte apropiada de las metas definidas en el Plan Estratégico de la organización. Las consideraciones aplicables habrán sido tenidas en cuenta durante las fases de oferta, negociación y adjudicación. Una vez adjudicado el trabajo se deberá preparar un plan de actuación adaptado al plan estratégico y en el que se recogen aquellas acciones a realizar.
Criterio de Selección del Proyecto Factores que hayan influido en la decisión de iniciar el proyecto (por ejemplo, desarrollo de una cierta capacidad de ingeniería, oportunidad de mercado, rentabilidad, etc.).

Información Histórica Información disponible en la organización relativa a proyectos similares realizados con anterioridad, con los resultados obtenidos, las hipótesis verificadas y las alternativas consideradas. Si el proyecto ha sido precedido de fases anteriores, los resultados de tales fases pueden ser críticos para el desarrollo.
3.2.- Técnicas y herramientas

Las técnicas y herramientas empleadas en la iniciación de un proyecto son las siguientes:


Métodos de Selección de Proyectos

Uso de modelos de decisión para la selección de la alternativa más apropiada para el desarrollo del proyecto, mediante comparación entre las alternativas posibles dentro de las restricciones del proyecto (por ejemplo, Value Engineering).


Juicio de Expertos
En la determinación de los datos de partida para el proceso de selección, pudiendo ser aportado por otras unidades organizativas, consultores externos, asociaciones profesionales, etc.


3.3.- Productos

Los productos a obtener de la iniciación de un proyecto son:


Documentación de Lanzamiento del Proyecto
Reconocimiento formal de la existencia del proyecto, definiendo las unidades organizativas participantes en el proyecto y autorizando las acciones y gastos necesarios para el inicio del proyecto. Debe referirse a la documentación existente para la descripción del proyecto y su alcance (por ejemplo contrato con el Cliente).


Asignación de Gerente de Proyecto y Jefe de Ingeniería / Servicios del Proyecto


Restricciones Aplicables al Proyecto
Factores que limitan las opciones a analizar por el equipo del proyecto (por ejemplo preselección de contratistas, planificación, dificultades de financiación, requisitos contractuales, etc.).


Hipótesis Utilizadas
Factores que se suponen verdaderos y ciertos a efectos de planificación, pero que implican un riesgo para el proyecto y deben ser objeto de seguimiento y confirmación (por ejemplo disponibilidad de recursos clave, obtención de permisos y licencias, etc.).




4.- Planificación del alcance

Comprende la preparación de un documento con la definición del alcance de las actividades del proyecto, válido como base para la futura toma de decisiones.


4.1.- Datos de partida

Los datos de partida para la planificación del alcance del proyecto son los siguientes:

 Descripción de Productos del Proyecto.
 Documentación de Lanzamiento del Proyecto.
 Restricciones Aplicables al Proyecto.
 Hipótesis Utilizadas.

4.2.- Técnicas y herramientas

Las técnicas y herramientas empleadas en la planificación del alcance del proyecto son las siguientes:


Análisis del Proyecto
Realización de un análisis detallado de los productos del proyecto, utilizando técnicas de ingeniería de sistemas, análisis funcional, etc.

Análisis Coste-Beneficio
Estimación de costes tangibles e intangibles y beneficios reportados en varias alternativas del proyecto, para seleccionar aquellas más atractivas en términos de rentabilidad.

Identificación de Alternativas
Generación de diferentes opciones de actuación en el proyecto utilizando técnicas generales de gestión (por ejemplo, tormenta de ideas, pensamiento lateral, etc.).

Juicio de Expertos
4.3.- Productos

Los productos a obtener de la planificación del alcance del proyecto son:


Descripción del Alcance
Documento base que proporciona un entendimiento común del alcance del proyecto para todos los participantes y que debe incluir directamente o referenciar: la justificación del proyecto (las necesidades que quedarán cubiertas con su desarrollo), los entregables de proyecto (lista completa de productos a entregar durante el desarrollo del proyecto) y objetivos del proyecto (relación de criterios cuantificables que deben ser cumplidos para que el proyecto sea aceptable y que deben incluir, al menos coste, plazo y calidad).


Información Detallada de Soporte
Las bases de las estimaciones deben ser documentales y organizadas para facilitar su uso en el proyecto, identificando todas las hipótesis y restricciones consideradas.


Plan de Gestión del Alcance
Describe cómo se debe identificar y gestionar las variaciones de alcance. Debe proporcionar una valoración de la estabilidad esperada del alcance (por ejemplo, que podría sufrir modificaciones y con qué frecuencia e intensidad) y puede ser formal o informal, muy o poco detallado, todo ello según las necesidades de las participantes en el proyecto. Constituye un elemento subsidiario del plan de gestión global del proyecto.




5.- Definición del alcance

Comprende la subdivisión de los entregables del proyecto en componentes más manejables, que permitan mejorar la precisión (por ejemplo, estimaciones de coste, plazo y recursos necesarios), definir las bases para el control y avance del proyecto, y facilitar la asignación de responsabilidades.

5.1.- Datos de partida

Los datos de partida para la definición del alcance del proyecto son los siguientes:


Descripción del Alcance

Restricciones Aplicables al Proyecto

Hipótesis Utilizadas

Otros Datos de Partida Planificados
Los resultados de otros procesos de gestión deben ser estudiados para identificar posibles cambios en el alcance del proyecto.


Información Histórica
Lecciones aprendidas de los resultados de proyectos similares, especialmente la información relativa a errores u omisiones.


5.2.- Técnicas y herramientas

Las técnicas y herramientas empleadas en la definición del alcance del proyecto son las siguientes:


Plantillas de Estructuras de Desagregación de Proyectos
Utilización de estructuras desagregadas de proyecto pertenecientes a proyectos similares.

Descomposición
Subdivisión de los entregables del proyecto en componentes más pequeños y manejables, utilizando las siguientes cuatro etapas:

a) Identificación de los elementos clave del proyecto (por ejemplo, pueden usarse las fases del ciclo de vida del proyecto como un primer nivel de descomposición, la propia estructura de la petición de oferta, etc.).

b) Determinación de -si es posible- efectuar una valoración adecuada de coste y duración para cada elemento definido (el término adecuado puede tener un significado variable con el grado de desarrollo del proyecto).

c) Identificación de los elementos constituyentes de cada entregable (que deben estar caracterizados en términos tangibles y verificables, para facilitar la cuantificación del avance del proyecto).

d) Verificación de la bondad de la descomposición efectuada (por ejemplo, se ha llegado a un nivel de descomposición necesario y suficiente si cada elemento ha quedado clara y suficientemente definido, programado, presupuestado, asignado a una unidad organizativa que acepta tal responsabilidad, etc.).

5.3.- Productos

Los productos a obtener de la definición del alcance del proyecto son: la Estructura de Desagregación del Proyecto, la cual estará constituida por una lista completa y organizada de elementos contenidos en el alcance del proyecto, usada para desarrollar o confirmar un entendimiento común del alcance del proyecto y su distribución entre las partes interesadas.

La estructura desagregada de proyecto se representa, en forma da árbol, hasta los niveles de detalle apropiados. Cada grupo de actividades tiene asignado un código identificador que facilite su integración con el sistema contable del proyecto y con el sistema de definición de tareas y lista de actividades.



6.- Verificación del Alcance

Comprende el proceso de formalización de la aceptación del alcance del proyecto por los participantes, requiriendo la revisión de la estructura desagregada del proyecto y la descripción de los entregables, para asegurar que han sido definido correcta y satisfactoriamente.

6.1.- Datos de partida

Los datos de partida para la verificación del alcance del proyecto son los siguientes:

Resultados del Trabajo
Entregables del proyecto que han sido parcial o totalmente completados.

Documentación de Productos
Documentos que describen los productos a desarrollar en el proyecto (por ejemplo planificaciones, especificaciones, documentos técnicos, planos, etc.).
6.2.- Técnicas y herramientas

La técnica y herramienta más empleada en la verificación del alcance del proyecto es la Inspección, que consiste en evaluar, examinar y comprobar si los resultados obtenidos son conformes con los requisitos y que puede materializarse de diferentes formas (por ejemplo, revisiones de diseño, evaluaciones, comprobaciones, auditorias, verificaciones, etc.).

6.3.- Productos

El producto más común a obtener de la verificación del alcance del proyecto es la Aceptación Formal. Es decir, se obtiene una documentación de la aceptación total o condicional del producto por parte del Cliente, para su distribución entre los participantes.
7.- Gestión de cambios en el alcance

Comprende el modo de influir sobre los factores susceptibles de crear cambios sobre el alcance del proyecto, para asegurarse que tales cambios serán beneficiosos, determinando que se han producido cambios en el alcance del proyecto y, así, gestionar los cambios que se lleguen a producir. Este proceso está integrado en el sistema general de control de cambios.


7.1.- Datos de partida

Los datos de partida para la gestión de cambios de alcance en el proyecto son los siguientes:


Estructura de Desagregación del Producto


Informes de Progreso del Proyecto
Incluyen información sobre el estado del alcance, tal como la identificación de productos entregados y las desviaciones respecto a las fechas planificadas. También deben alertar sobre aspectos que podrían generar problemas en el futuro.


Peticiones de Cambio
Las peticiones de cambio que afecten al alcance del proyecto serán sometidas al proceso general de control de cambios en el proyecto. Las fuentes de cambio son diversas: sucesos externos (por ejemplo, cambio en una regulación oficial), errores u omisiones en la descripción del alcance del producto o del proyecto, o una mejora introducida (por ejemplo, reducción de costes por introducción de una nueva tecnología).


Plan de Gestión del Alcance




7.2.- Técnicas y herramientas

Las técnicas y herramientas empleadas en la gestión de cambios de alcance en el proyecto son las siguientes:


Sistema de Control de Cambios del Alcance
Los cambios de alcance serán gestionados de acuerdo con el sistema general de control de cambios del proyecto.

Mediciones de Avance
Utilización de técnicas de medición de avance para evaluar la magnitud de posibles cambios que pudieran ocurrir, su posible origen y la necesidad de tomar medidas correctoras. Existen varias técnicas de evaluación, como son la utilización de reuniones de revisión de avance y el análisis de variaciones respecto a lo previsto.

Planificaciones Adicionales
Se desarrollan sobre aquellos cambios previsibles, para determinar sus efectos potenciales en caso de ocurrencia.

7.3.- Productos

Los productos a obtener de la gestión de cambios de alcance en el proyecto son:


Actualización de Alcance del Proyecto
Los cambios que supongan una actualización del alcance del proyecto deben ser transmitidos a todos los involucrados, ya que pueden influir en la necesidad de realizar ajustes en otros aspectos del plan del proyecto (por ejemplo en costes, calidad y objetivos del proyecto).

Acciones Correctoras
Incluyen cualquier acción necesaria para restituir las condiciones supuestas en el Plan del Proyecto.

Lecciones Aprendidas
Posible identificación de causas que han introducido variaciones, el razonamiento seguido en la definición de medidas correctoras y cualquier otra información significativa debe recopilarse para su inclusión en el informe de cierre del proyecto.