miércoles, 23 de mayo de 2007

Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto



1.- Principios básicos de la gestión de recursos humanos del proyecto







Existe una considerable bibliografía sobre las técnicas de gestión de recursos humanos aplicables -en gran parte- a los procesos de gestión de recursos humanos en los proyectos. El Gerente de Proyecto y otros participantes deben conocer y utilizar estas técnicas durante el desarrollo del proyecto, teniendo en cuenta las características especiales de un proyecto como consecuencia de:

 La naturaleza temporal del grupo del proyecto y de sus relaciones organizativas.

 La naturaleza y cantidad de cambios que se producen en las partes integrantes en el proyecto a lo largo de su ciclo de vida, que pueden obligar a utilizar técnicas distintas en cada fase.

 La necesidad del cumplimiento de las normas administrativas de carácter general aplicables al proyecto.


El establecimiento de un plan adecuado, permite asegurar que todos los recursos humanos necesarios para el establecimiento del coste del proyecto han sido estimados con precisión, son consistentes con los objetivos técnicos y de plazo de ejecución del proyecto, y han sido considerados en el presupuesto de coste aprobado.

Los procesos de gestión relativos a los recursos humanos son subsidiarios de los procedimientos de planificación, con los cuales se hayan integrados. Se tratan separadamente en este manual, por presentar ciertas especificidades en lo relativo a técnicas y herramientas. La adquisición de recursos humanos externos -si fuera precisa- se efectuará de acuerdo con los procesos de gestión de adquisiciones del proyecto.



2.- Procesos relacionados con la Gestión de Recursos Humanos del Proyecto

Se precisa aplicar tres procesos para la gestión de los recursos humanos a asignar al proyecto. Estos procesos se presentan someramente en la figura 8.1 y son los siguientes:


7.A Planificación Organizativa. Identificación, documentación y asignación de funciones, responsabilidades y dependencias.

7.B Asignación del Personal. Preparación del plan de asignación de los recursos humanos necesarios y su plan de incorporación y desincorporación al proyecto.

7.C Desarrollo de Equipo. Desarrollo de las capacidades individuales y de equipo para perfeccionar el rendimiento del proyecto y la formación del personal.


Aunque estos procesos se presentan en esta guía como elementos discretos con interfases bien definidas, en la práctica pueden solaparse e interactuar con otros procesos, tal como se indica en el módulo 1.






























Fig. 8.1: Procesos relacionados con la Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

3.- Planificación Organizativa

Comprende la identificación, documentación y asignación de funciones, responsabilidades y dependencias de los participantes en el proyecto (por ejemplo, personal de EA, consultores externos, representantes del Cliente, etc.). Este proceso se realiza al inicio del proyecto, pero debe ser revisado regularmente para conseguir que la organización esté siempre adaptada a las circunstancias cambiantes del proyecto.

Las necesidades de comunicación entre las partes interesadas en el proyecto hacen que este proceso este ligado muy estrechamente con la planificación de las comunicaciones, que son muy dependientes de la estructura organizativa adoptada.

3.1.- Datos de partida

Los datos de partida para la definición de la planificación organizativa son los siguientes:


Interrelaciones del Proyecto
Las interrelaciones pueden ser formales e informales, complejas o simples, y clasificarse en tres categorías:

a) Organizativas. Interrelaciones entre las diferentes unidades organizativas que participan en el proyecto.

b) Técnicas. Interrelaciones entre distintas disciplinas técnicas para facilitar la coordinación entre las mismas, que pueden existir dentro de una fase del proyecto o entre diferentes fases del mismo.

c) Interpersonales. Interrelaciones entre las personas participantes en el proyecto.

Necesidades de Personal
Definen qué características y experiencia se requiere de las personas o grupos asignados al proyecto, y en que períodos de tiempo. Estas necesidades se habrán determinado en los procesos de planificación.

Restricciones Aplicables al Proyecto
Factores que limitan la elección de opciones para el equipo del proyecto. Las restricciones más frecuentes en la definición de la organización del proyecto son:

a) Política organizativa de la Ingeniería, tal como se define en los Procedimientos de la Calidad, que establece un marco flexible para la creación de estructuras de gestión de proyectos.

b) Acuerdos con otras organizaciones que procedan de negociaciones con otras empresas o acuerdos laborales colectivos.

c) Resultados de experiencias anteriores del Gerente de Proyecto u otros participantes en el proyecto que de basa las lecciones aprendidas de la utilización de ciertas estructuras y procesos en el pasado.

d) Características del personal asignado al proyecto que frecuentemente tienen una influencia significativa en la forma en la que se organice el proyecto.


3.2.- Técnicas y herramientas

Las técnicas y herramientas empleadas en la planificación organizativa son las siguientes:


Plantillas
Utilización de las estructuras organizativas de proyectos similares anteriores como modelo.

Política de Personal
Utilización de los procedimientos, instrucciones y guías corporativas en la planificación organizativa.

Teoría Organizativa
Utilización de documentos bibliográficos sobre la gestión de los recursos humanos, disciplina que debe ser conocida y utilizada por el Gerente de Proyecto.

Análisis de las Partes Interesadas
Comprobación de que las necesidades de las partes interesadas quedan satisfechas con la organización prevista para el proyecto.
3.3.- Productos

Los productos a obtener de la planificación organizativa del proyecto son:


Asignación de Funciones y Responsabilidades
Las funciones (quién hace qué) y responsabilidades (quién decide qué) deben ser definidas y asignadas a las partes interesadas en el proyecto, así como su posible variación a lo largo del tiempo, de acuerdo con las necesidades del proyecto.

Estas funciones y responsabilidades se limitan a aquellas no definidas en el Manual de Procedimientos de la Calidad y pueden ser representadas de manera extractada por medio de matrices de asignación de responsabilidad, aplicables a diferentes niveles. Estas matrices indican la responsabilidad de cada persona para cada tarea del proyecto (por ejemplo: participa, facilita datos, revisa, firma, etc.).


Plan de Gestión del Personal
Que describe cuándo y cómo los recursos humanos requeridos por el proyecto serán incorporados o retirados, prestando atención preferente a las desincorporaciones, para evitar la tendencia a ejecutar trabajos no imprescindibles para rellenar el tiempo entre dos asignaciones y eliminar la incertidumbre acerca de las oportunidades futuras del empleado. El plan de gestión del personal forma parte del Plan del Proyecto.

Organigrama del Proyecto
Representación gráfica en la que se muestran las relaciones de dependencia de la organización del proyecto. La complejidad del organigrama varía ampliamente, según sea la dificultad del proyecto y el número de niveles jerárquicos considerados, así como el grado de detalle con el que se pudieran representar. Puede complementarse con una estructura desagregada de la organización, en la que se mostrarían qué unidades organizativas participan y que áreas de responsabilidad tienen.

Información Detallada de Soporte
Contiene las justificaciones que se consideren necesarias sobre la asignación de funciones y responsabilidades adoptadas y la definición del plan de gestión del personal (por ejemplo: alternativas organizativas no seleccionadas, justificación de la solución adoptada, descripción de puestos de trabajo específicos, requisitos de formación y experiencia considerados, programa de formación adicional que se considera necesario, etc.).

4.- Asignación del personal

Comprende la designación del personal necesario (personas o grupos) y su asignación a las tareas del proyecto. Dado que difícilmente se consiguen los recursos óptimos ideales, se deberá lograr que el equipo del proyecto cuente con los profesionales más adecuados entre los disponibles.


4.1.- Datos de partida

Los datos de partida para el proceso de asignación de personal son los siguientes:


Plan de Gestión del Personal

Descripción del Personal Disponible
Consideración de las características del personal disponible, recopiladas en las matrices de flexibilidad correspondientes, para seleccionar los recursos más adecuados a las tareas del proyecto, teniendo en cuenta: experiencia previa en trabajos similares, intereses profesionales personales, capacidad de integración en el equipo, disponibilidad total o compartida en el período de necesidad, etc.


Procedimiento de Contratación de Personal
Utilización de los procedimientos aplicables para la contratación de personal cuando sea necesario recurrir a recursos externos.

4.2.- Técnicas y herramientas

Las técnicas y herramientas empleadas en el proceso de asignación de personal son las siguientes:


Negociación
Utilización de técnicas de negociación para conseguir la asignación de las personas más adecuadas al equipo de proyecto, compaginando los intereses del proyecto con los de las Unidades Organizativas en las que el personal está encuadrado.


Asignaciones Previas
Consideración de la organización del proyecto establecida en la oferta, en lo que afecta a personal clave para la ejecución del proyecto y los compromisos establecidos con el Cliente.


Adquisición de Recursos
Utilización de procesos de adquisición de recursos externos, cuando no se disponga de personal cualificado para llevar a cabo el proyecto (por ejemplo, cuando la cualificación necesaria no es habitual y no encaja con las necesidades permanentes de la empresa; cuando el personal cualificado está parcialmente comprometido y resulte arriesgada su asignación a tiempo parcial; cuando se requiera la actuación de consultores en áreas muy especializadas o se precise la aportación de determinados expertos de prestigio, etc.).


4.3.- Productos

Los productos a obtener del proceso de asignación de personal son:


Dotación del Equipo del Proyecto
Consistente en la incorporación al proyecto de los recursos humanos apropiados, en las condiciones establecidas en el Plan de Gestión de Personal (dedicación completa, dedicación parcial o variable).


Directorio de Participantes
Inclusión en el Plan del Proyecto de la lista de los componentes del equipo y de otras partes interesadas en el proyecto, con la información complementaria necesaria.



5.- Desarrollo del equipo

Comprende tanto la mejora de las capacidades individuales de los componentes del proyecto como las colectivas para trabajar como un equipo conjunto, resolviendo las dificultades inherentes a una organización de tipo matricial y sacando todo el beneficio de sus ventajas.

El desarrollo del equipo es vital para alcanzar los objetivos del proyecto, por lo que las actuaciones del Gerente del Proyecto deben dirigirse a eliminar problemas y crear un espíritu de cooperación en el proyecto.


5.1.- Datos de partida

Los datos de partida para el desarrollo del equipo del proyecto son los siguientes:


Dotación del Equipo del Proyecto
Que sirve de base para establecer la formación complementaria precisa, las actividades orientadas a la creación y consolidación del equipo, etc.

Plan de Proyecto
Que describe el contexto técnico en el que el proyecto debe desarrollarse.

Plan de Gestión del Personal
Informes de Progreso del Proyecto
Incluyen la identificación de cumplimientos y retrasos en las actividades, las causas de las incidencias, los riesgos que suponen y las medidas correctoras propuestas, lo que permite evaluar rendimiento del equipo frente a lo establecido en el Plan de Proyecto.

Evaluación Externa
Obtención de opiniones externas sobre el grado de cumplimiento de las expectativas relativas al funcionamiento del equipo, especialmente las del Cliente.

5.2.- Técnicas y herramientas

Las técnicas y herramientas empleadas en el desarrollo del equipo del proyecto son las siguientes:


Actividades de Consolidación del Equipo
Realización de actividades dentro del grupo encaminadas a la mejora de relaciones dentro del mismo, tales como fomentar:

a) la participación los miembros del equipo en las actividades de planificación, con independencia de su grado de responsabilidad;

b) la participación en reuniones periódicas para comentar aspectos del proyecto, problemas encontrados y resolución de conflictos; y

c) las relaciones interpersonales de los participantes en el proyecto a través de actuaciones dentro o fuera del trabajo.


Capacidades Generales de Gestión
Utilización de las capacidades de liderazgo, comunicación, negociación, resolución de problemas y de influencia en la organización, para el desarrollo del equipo del proyecto.


Sistemas de Promoción y Estímulo
Realización de acciones encaminadas a conseguir y reforzar el comportamiento deseado, definiendo objetivos anhelados de forma clara, explicita y alcanzable, así como el modo de medir el grado de cumplimiento de los mismos. Esta técnica -en el ámbito de proyecto- puede hacer uso del sistema general de evaluación de la actividad personal.


Agrupamiento del Equipo de Trabajo
Consideración del agrupamiento de todo o parte del equipo del proyecto en una misma localización física, para mejorar su capacidad de trabajo en equipo.

El agrupamiento es especialmente deseable en grandes proyectos, pero presenta problemas logísticos y de integración en la organización matricial, aunque también es posible el agrupamiento virtual mediante sistemas informáticos de trabajo cooperativo y secuencial.


Formación
Realización de actividades destinadas a mejorar actitudes, conocimientos y capacidades de los miembros del equipo del proyecto. Si existiera necesidad de que algunos miembros del equipo del proyecto adquiriesen conocimientos de gestión o técnicos, las actuaciones necesarias deben ser ejecutadas con premura para que no afecten al desarrollo del proyecto.

Dependiendo de la programación del proyecto, las necesidades podrán ser cubiertas por el Plan Anual de Formación, cursos específicos, autoestudio, charlas o formación en el puesto de trabajo.


5.3.- Productos

Los productos a obtener del desarrollo del equipo del proyecto son:


Mejoras de Rendimiento



Pueden materializarse de diversos modos y afectar a muchos procesos y áreas de conocimiento, tales como:

a) Mejoras en las habilidades y conocimientos individuales, que pueden permitir a una persona determinada realizar su trabajo con una mayor efectividad.

b) Mejoras en el comportamiento del equipo como un conjunto, a través de un espíritu de colaboración, supresión de conflictos y un aumento su capacidad colectiva de trabajo.

c) Mejora de los métodos y técnicas para conseguir mejoras y sistemas para le ejecución del trabajo.


Datos para Evaluación del rendimiento

Información obtenida de las partes interesadas en el proyecto sobre el funcionamiento del mismo a lo largo de su ciclo de vida.